Waarom zou je de treasury outsourcen?

Outsourcing is een bekend concept. Organisaties besteden steeds vaker hun klantenservice, delen van de productie, backoffice, IT-diensten of HR-activiteiten uit aan gespecialiseerde dienstverleners. Werkzaamheden die eerst intern gedaan werden of waar in principe de capaciteit voor is om intern uit te voeren worden overgedragen aan een andere organisatie. Waar de stap om HR- of IT-activiteiten uit te besteden voor veel organisaties inmiddels breed geaccepteerd is, blijven organisaties wanneer het om financiële activiteiten gaat nog terughoudend. Terwijl juist de treasury uitermate geschikt is om uitbesteed te worden!

De keuze voor uitbesteding is vaak strategisch. In de basis zijn er drie soorten aanleidingen om de keuze te maken:

1. Er is een probleem met de huidige invulling van de taken; het is lastig om de juiste mensen te werven of kwaliteit, kosten en/of doorlooptijd in evenwicht te houden.
2. Een organisatie wil zich meer kunnen focussen op kernactiviteiten of wil en mag geen risico’s lopen.
3. Er is sprake van een overname, fusie of nieuwe technologische ontwikkeling.

De meest voorkomende aanleiding om te kiezen voor uitbesteding is kostenbesparing op de voet gevolgd door de behoefte aan een grotere flexibiliteit dan een eigen afdeling biedt.

Hierom dus ook treasury

Uitgaande van deze aanleidingen is treasury bij uitstek een activiteit die uitbesteed kan worden. Voor een kleinere organisatie is het ongelofelijk lastig om een treasury functie optimaal in te richten en te benutten. Daarom wordt de treasury vaak (onopzettelijk) onderbelicht. De organisatie wil de focus houden op de kernactiviteiten, maar door het niet volledig en correct inrichten van de treasury loopt een organisatie risico’s. Deze risico’s zijn door externe en technologische ondersteuning weg te managen.

Bij het afwegen van de voor- en nadelen van uitbesteding moet rekening gehouden worden met de volgende aspecten:

• Bepaal wat wel en wat niet uitbesteed wordt. Het is noodzakelijk inzicht te hebben in de processen die mogelijk uitbesteed worden en waar taken en verantwoordelijkheden belegd worden.
• Kostenbesparing mag niet de boventoon voeren.
• De te uitbesteden bedrijfsactiviteit moet de kernactiviteit van de dienstverlener zijn. De dienstverlener moet in staat zijn om continuïteit en kwaliteit te borgen. (Een deel van) de beoogde service vereist mogelijk dat de dienstverlener over een vergunning beschikt.
• Zorg voor een bepaalde mate van flexibiliteit; de mogelijkheid om service op of af te schalen indien de (markt)omstandigheden hier om vragen geeft veel vrijheid.
• De relatie tussen de organisatie en de uitvoerende dienstverlener is mede bepalend voor het succes van de outsourcing; een soortgelijke werkcultuur is belangrijk.
• De organisatie blijft eindverantwoordelijk voor het uitbestede werk. Regelmatige evaluatie van het uitbestede werk is noodzakelijk.

Wanneer de treasury uitbesteed wordt aan een gespecialiseerde dienstverlener hoeft de organisatie zich niet met de terugkerende treasury werkzaamheden bezig te houden. Door de samenwerking beschikt de organisatie over capaciteit, kennis, ervaring, netwerk en alle noodzakelijke treasury systemen. Er komt tijd vrij voor de kernactiviteiten van de organisatie zonder dat daarbij de treasury naar het tweede plan geschoven wordt of de controle over de financiën bij een andere partij ligt.

Ook bij uitbesteden is een goede voorbereiding het halve werk. Zodra de keuze gemaakt is om voor uitbesteding te gaan, kan er daadwerkelijk gestart worden met het outsourcen van bepaalde activiteiten. Hoe dat in z’n werk gaat leggen we uit in het artikel ‘Treasury outsourcing in 4 stappen'.